Εν αρχή ην ο σωστός επανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών

Σάββατο 25 Μαρτίου 2006

Ακούμε συχνά ότι οι επιχειρήσεις χρειάζονται αναδιοργάνωση ή διαδικασίες. Πολλά υψηλόβαθμα στελέχη μόλις ανέβουν στο άρμα κάποιας μονάδας, αναζητούν «διαδικασίες». Όταν παρουσιάζεται ένα πρόβλημα όλοι ερευνούν ποιος «φταίει» και τότε όλοι σκέφτονται τις διαδικασίες ή τον συγγραφέα αυτών.

   Όταν διαπιστώνονται τέτοια συμπτώματα, ή όταν οι πιέσεις του ανταγωνισμού κλείνουν ασφυκτικά τον κλοιό γύρω από τις επιχειρήσεις, τότε ερευνώνται σκέψεις για επανασχεδιασμό των λειτουργιών προκειμένου να ξεφύγει η επιχείρηση από τη σταθερότητα και να μην ακολουθεί μια πορεία μακριά από τους ρυθμούς ανάπτυξης  των απαιτητικών πλέον καιρών. Είναι δύσκολο να δοθεί ένας ορισμός και το Re-engineering λόγω της σημαντικότητας  του αλλά και του μεγάλου εύρους  της σημασίας του, όμως έχει γίνει αποδεκτό ως «θεμελιώδης επανεξέταση και ο ριζικός επανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών για να επιτύχει τις δραματικές βελτιώσεις στο κρίσιμο σύγχρονο μέτρο της απόδοσης όπως το κόστος, η ποιότητα, η υπηρεσία και η ταχύτητα» .

Τα σωστά βήματα του Re-engineering

   Ποια είναι, όμως, τα βήματα του Re-engineering προκειμένου να εφαρμοστεί σε έναν οργανισμό; Θα πρέπει ουσιαστικά να :
 

  1. Ερευνηθεί η φάση της επιχείρησης και να αναλυθούν οι μηχανισμοί και η οργάνωση που έχει δημιουργηθεί κατά την διάρκεια των ετών.
  2. Αποφασιστεί ότι θα φτάσουμε στη ρίζα των υπαρχόντων δομών και διαδικασιών με σκοπό όχι την απλή τροποποίηση αλλά τη ριζοσπαστική αλλαγή.
  3. Αναλυθεί η διαδικασία ως προς το αποτέλεσμα της ποιότητας και της ταχύτητας για το μέγιστο όφελος και όχι για την αποδούλωση των τμημάτων στις διαδικασίες και στις γραφειοκρατικές απλά δομές.
  4. Αποφασίσει η διοίκηση για μια ουσιαστική οργάνωση και παρουσία ισχυρής ηγεσίας από τη μελέτη ως την ουσιαστική παράδοση του έργου.

Τα παραπάνω βήματα ενώ φαίνονται πανομοιότυπα είναι ουσιαστικά και βασικά σε ανάλυση, διότι η απόφαση για επανασχεδιασμό έχει να ασχοληθεί με τα «εντόσθια» της επιχείρησης.
  
   Εκεί ακριβώς βρίσκονται τα σημεία τα οποία θα πρέπει  να ανακαλύψει ή να ξεσκεπάσει ο Re-engineer και να δώσει έμφαση σε θέματα με συγκεκριμένους στόχους που τα λύνουν και όχι απλά τα μεταλλάσουν. Ποιες όμως, είναι οι ανάγκες των επιχειρήσεων για επανασχεδιασμό των διαδικασιών;

   Η πρώτη και σημαντικότερη ανάγκη είναι η γρήγορη πρόοδος των τεχνολογιών και της παγκοσμιοποίησης των αγορών που έκαναν τις αλλαγές δυναμικότερες και αποπροσανατόλισαν την καταναλωτική πίστη.

   Το δεύτερο σημείο είναι η επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων των οργανισμών και η αμεσότητα της επίλυσης των προβλημάτων αποφεύγοντας τις απλές γραφειοκρατικές διαδικασίες  με μετακύληση των ευθυνών από τμήμα σε τμήμα.

   Το τρίτο σημείο είναι η ταχύτητα στην ικανοποίηση των πελατών βάση της αναγνώρισης των αναγκών τους, δίνοντας σημασία σε ολόκληρη τη διαδικασία παρά σε συγκεκριμένες λειτουργίες.

Η επιτυχία του Re-engineering οφείλεται σε τέσσερις βασικούς άξονες
 

  1. Η στρατηγική που επιβάλει ο επανασχεδιασμός και η ισχυρή ηγεσία που επιτηρεί τις διαδικασίες από πάνω προς τα κάτω για να μην αποτύχει το σύστημα, ώστε η πρωτοβουλία για αλλαγή να έχει βάση και ουσία.
  2. Η αποδοχή του Re-engineer από τα στελέχη και το προσωπικό ώστε να παρακινήσουν τους εργαζόμενους να συμμετέχουν στις αλλαγές κατανοώντας την αίσθηση της «επείγουσας ανάγκης». Οι άνθρωποι συχνά αντιπαθούν τις αλλαγές και γι αυτό χρειάζεται προσπάθεια, χρόνος και κόστος. Όταν νιώσουν την αίσθηση ότι ανήκουν στο σύστημα αλλαγής και ότι ή εργασία τους είναι σημαντική για το σύνολο τότε έχουμε σίγουρα επιτυχία.
  3. Η κατανόηση του Re-engineer για το «business» της επιχείρησης, είτε αυτό είναι παροχή υπηρεσίας, είτε παραγωγή, είτε εμπόριο. Η προηγούμενη εμπειρία σε διαφορετικά μοντέλα και η κατοχή επιχειρηματικής δραστηριότητας θα δώσει με δέσμευση στόχων σίγουρα αποτελέσματα.
  4. Η σωστή αξιολόγηση και δοκιμή των διαδικασιών στην επιχείρηση ώστε να εκπαιδευτούν σωστά τα στελέχη για να έχουμε διαχρονικά το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα ως προς την επόμενη επίκληση για Re-engineering!!

Δείτε το άρθρο εδώ