Ετήσια φυσική απογραφή και συμφωνία με τα υπόλοιπα της αποθήκης

Παρασκευή 8 Δεκεμβρίου 2017

Αγαπητοί Συνεργάτες,

Εν όψει λήξης της διαχειριστικής περιόδου 01/01/2017-31/12/2017, ένα εκ των σημαντικότερων  στοιχείων για την διαμόρφωση των οικονομικών στοιχείων κάθε επιχειρηματικής μονάδας είναι η φυσική απογραφή, σε τακτά χρονικά διαστήματα για τον καλύτερο έλεγχο και αξιοποίηση του αποθέματος , και δη η υποχρεωτική απογραφή της 31/12 εκάστου έτους για τον υπολογισμό του αποθέματος λήξης κάθε χρήσης και διαμόρφωση των οικονομικών καταστάσεων της εταιρίας.

Η απογραφή βάσει των κανόνων της Λογιστικής, απαιτείται να είναι λεπτομερής και πραγματική, να απεικονίζει την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης, διότι με αυτήν επιτυγχάνεται η επαλήθευση των εγγραφών που έχουν καταχωρισθεί στα βιβλία και ο πραγματικός προσδιορισμός του εξαγομένου λογιστικού αποτελέσματος (κέρδους ή ζημίας) της χρήσης (Εγκ. Υπ. οικ. 117/1968 και 40/1977).

Ο χρόνος προσδιορισμού των αποθεμάτων (φυσική απογραφή) καθορίζεται από τα πραγματικά δεδομένα μιας οντότητας, λαμβάνοντας υπόψη και τα αναφερόμενα στον Ν.4308/2014 περί αρχείου ιδιόκτητων αποθεμάτων και την ανάγκη διασφάλισης της αξιοπιστίας του ποσοτικού προσδιορισμού των αποθεμάτων στο τέλος της ημερομηνίας αναφοράς (ημερομηνία τέλους χρήσης ή ημερομηνία ισολογισμού). Σε κάθε περίπτωση, και ανεξάρτητα από το χρόνο που διενεργείται ο ποσοτικός προσδιορισμός των αποθεμάτων, η οντότητα είναι υποχρεωμένη να έχει τεκμηριώσει με αξιόπιστο τρόπο τις ποσότητες της απογραφής εντός των χρονικών ορίων σύνταξης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της περιόδου.

Απαλλαγές από την υποχρέωση απογραφής

1. Οι πολύ μικρές οντότητες της παραγράφου 2(γ) του άρθρου 1 (ατομικές επιχειρήσεις, ομόρρυθμες εταιρείες, ετερόρρυθμες εταιρείες με ένα τουλάχιστο εταίρο που δεν έχει περιορισμένη ευθύνη) του Ν.4308/2014 των οποίων ο ετήσιος καθαρός κύκλος εργασιών δεν υπερβαίνει το ποσό των 150.000 ευρώ από πωλήσεις αγαθών, δύνανται να μην διενεργούν απογραφή των αποθεμάτων τους και να αντιμετωπίζουν τις αγορές της περιόδου ως έξοδο.

Οι οντότητες αυτές, που επιλέγουν να διενεργήσουν απογραφή για τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων μιας περιόδου, ενώ δεν διενεργούσαν, υποχρεούνται σε διενέργεια απογραφής για τις τρεις (3) τουλάχιστον επόμενες ετήσιες περιόδους. Κατά την πρώτη περίοδο που ασκείται αυτή η επιλογή για τον υπολογισμό του κόστους πωληθέντων της ίδιας περιόδου το απόθεμα έναρξης θεωρείται μηδέν, ενώ αν επιλέγουν σε μια περίοδο να παύσουν να διενεργούν φυσική απογραφή, ενώ διενεργούσαν, το απόθεμα τέλους της τελευταίας περιόδου δεν λαμβάνεται υπόψη στον υπολογισμό των αποτελεσμάτων της πρώτης περιόδου στην οποία δεν διενεργείται απογραφή.

2. Οι οντότητες της παρ. 2γ του άρθρου 1 που τηρούν απλογραφικά βιβλία, δύνανται να μη διενεργούν φυσική απογραφή των αποθεμάτων τους στο τέλος της ετήσιας περιόδου (φορολογικό έτος) καθώς και να μην τηρούν το αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων για το φορολογικό έτος (περίοδο) 2015 και εφεξής, όταν η οντότητα έχει ως κύριο αντικείμενο των εργασιών της (άνω του 50% του συνόλου του καθαρού κύκλου εργασιών από πώληση αγαθών) μία από τις παρακάτω δραστηριότητες(ΠΟΛ.1019/2015):

2.1. Εκμετάλλευση λατομείου (απλή εξόρυξη αργών λίθων επεξεργασία λατομικών προϊόντων).

2.2. Κατασκευή ή εμπορία σφραγίδων, επιγραφών, σημάτων.

2.3. Εκμετάλλευση τυπογραφείου γενικά.

2.4. Φωτογραφείο και εργαστήριο εμφανίσεως φίλμς - εκτυπώσεις φωτογραφιών γενικώς.

2.5. Εκδόσεις εφημερίδων και περιοδικών.

2.6. Βιβλιοδετείο.

2.7. Εργαστήριο φωτοτυπιών και πολυγραφήσεων.

2.8. Αρτοποιείο, πρατήριο άρτου, ειδών αρτοποιίας και ζαχαροπλαστικής, εργαστήριο ζαχαροπλαστικής (πώληση σε ιδιώτες καταναλωτές, λιανική ή κυρίως λιανική).

2.9. Γαλακτοζαχαροπλαστείο και γαλακτοπώλης γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.10. Εμπορία ειδών διατροφής (παντοπωλείο, μίνι μάρκετ, σούπερ μάρκετ, κ.λπ., πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.11. Εμπορία νωπών και κατεψυγμένων ιχθύων (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.12. Οπωρολαχανοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.13. Εμπορία ρακών ή απορριμμάτων.

2.14. Εμπορία ψιλικών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.15. Πρακτορείο εφημερίδων και περιοδικών γενικά.

2.16. Ανθοπωλείο.

2.17. Εστιατόρια, ζαχαροπλαστεία, κέντρα διασκέδασης, μπαρ, καφετέριες, κυλικεία, αναψυκτήρια ή συνα­φείς δραστηριότητες, καθώς και οι αυτόματοι πωλητές συναφών ειδών.

2.18. Εμπορία ειδών βιβλιοπωλείου (πώληση χονδρική -λιανική).

2.19. Εμπορία ειδών χαρτοπωλείου (φάκελοι, γραφική ύλη, κ.λπ.), ειδών σχεδιάσεως και συναφών οργάνων (πώληση χονδρική - λιανική).

2.20. Εκδόσεις βιβλίων γενικά.

2.21. Παραγωγή ή εμπορία τυροπιτών, σάντουιτς και συναφών ειδών (πώληση χονδρική - λιανική).

2.22. Φαρμακείο.

2.23. Πωλήσεις ηλεκτρονικών ανταλλακτικών και εξαρτημάτων (χονδρική ή λιανική).

2.24. Υλικά ραπτικής και υποδηματοποιίας (χονδρική -λιανική).

2.25. Πωλήσεις σιδηρικών εργαλείων χειρός και ειδών κιγκαλερίας (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.26. Είδη υγιεινής διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.27. Παλαιοσίδερα, σίδηρος και παλαιά μέταλλα (σκραπ).

2.28. Μεταχειρισμένα ανταλλακτικά αυτοκινήτων και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων (που αγοράζονται με το βάρος). Σε περίπτωση σύνταξης απογραφής των ειδών αυτών, αυτή δύναται να διενεργείται με το βάρος και όχι κατ’ είδος.

2.29. Εμπορία ψιλικών και ζαχαρωδών προϊόντων (πώληση χονδρική - λιανική).

2.30. Εμπορία παλαιών γραμματοσήμων και συναφών.

2.31. Εμπορία ψιλικών - κλωστικών ραφής και πλεξίματος, νημάτων, εργόχειρων, κεντημάτων και συναφών ειδών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.32. Αγρότες (ειδικού και κανονικού καθεστώτος Φ.Π.Α.) και αγροτικές εκμεταλλεύσεις.

2.33. Παλαιοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.34. Εμπορία μεταχειρισμένων ειδών ένδυσης και υφασμάτων λαϊκής κατανάλωσης (που αγοράζονται ή πωλούνται με το βάρος).

2.35. Εμπορία ψευδοκοσμημάτων γενικά (πώληση λιανική ή χονδρική).

2.36. Εμπορία αγαθών που προέρχονται από πλειστηριασμούς.

2.37. Πρατήρια καπνοβιομηχανικών προϊόντων (πώληση χονδρική).

2.38. Εμπορία ωδικών πτηνών, μικρών ζώων, τροφών και εξαρτημάτων αυτών, διακοσμητικών ψαριών, πτηνών, ζώων και συναφών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.39. Εμπορία χρωμάτων βερνικιών στόκων και λοιπών συναφών (λιανικώς ή κυρίως λιανικώς).

2.40. Κτηνιατρικά φαρμακεία.

2.41. Κρεοπώλες (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

2.42. Εκμεταλλευτής περιπτέρου.

2.43. Πωλήσεις οπωρολαχανικών, νωπών αλιευμάτων και λοιπών αγροτικών προϊόντων αποκλειστικά στις κινητές λαϊκές αγορές ή πλανοδίως, καθώς και ο αγρότης που πωλεί τα προϊόντα παραγωγής του από λαϊκές αγορές.

Μια οντότητα θεωρείται ότι πωλεί κυρίως λιανικά (κυρίως λιανική πώληση) όταν οι πωλήσεις σε ιδιώτες καταναλωτές υπερβαίνουν το 50% του συνόλου του καθαρού κύκλου εργασιών από πώληση αγαθών.

3. Η πολύ μικρή οντότητα της παρ. 2γ του άρθρου 1 του Ν.4308/2014, με καθαρό κύκλο εργασιών έως 8.000.000 ευρώ, που συντάσσει μόνο Κατάσταση Αποτελεσμάτων (απλογραφικό λογιστικό σύστημα) και έχει ως αντικείμενο δραστηριότητας την εμπορία (πρατήριο) υγρών καυσίμων ή/και πετρελαίου θέρμανσης, προσδιορίζει τα αποθέματά της βάσει του συστήματος εισροών-εκροών. Η οντότητα αυτή, που πωλεί, πέραν των υγρών καυσίμων και του πετρελαίου θέρμανσης, λιπαντικά ή και τσιγάρα, δύναται να μη διενεργεί απογραφή αυτών των ειδών όταν ο ετήσιος καθαρός κύκλος εργασιών εξ΄ αυτών των αγαθών (λιπαντικά και τσιγάρα) δεν υπερβαίνει τις 150.000 ευρώ. Όταν η ίδια οντότητα διατηρεί και άλλη δραστηριότητα πώλησης αγαθών, πέραν των προαναφερόμενων αγαθών, η άλλη δραστηριότητα κρίνεται αυτοτελώς σε ό,τι αφορά τη διενέργεια απογραφής αποθεμάτων. Συγκεκριμένα, η οντότητα αυτή δύναται να μη διενεργεί φυσική απογραφή για τα αγαθά της εν λόγω δραστηριότητας, όταν ο ετήσιος καθαρός κύκλος εργασιών της δραστηριότητας αυτής δεν υπερβαίνει τις 150.000 ευρώ.

Παρακολούθηση αποθεμάτων τρίτων

Καθιερώνεται η υποχρέωση της οντότητας για παρακολούθηση κατ' είδος και ποσότητα, διακεκριμένα κατά αποθηκευτικό χώρο, των αποθεμάτων τρίτων. Η διάταξη αναφέρεται σε εμπορεύσιμα αγαθά, δηλαδή δεν συμπεριλαμβάνει εγγυοδοσίες (επιστρεπτέα είδη συσκευασίας, παλέτες, κενές φιάλες, κλπ.). Η παρακολούθηση δύναται να γίνεται με οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο και να προκύπτει από οποιοδήποτε τηρούμενο αρχείο. Διευκρινίζεται ότι δεν απαιτείται φυσική καταμέτρηση των σχετικών αποθεμάτων. Θεσπίζεται μόνο η υποχρέωση παρακολούθησης αυτών των αποθεμάτων, ώστε η οντότητα να δύναται να τεκμηριώνει τα αποθέματα αυτής της κατηγορίας που βρίσκονται στην κατοχή της (για παράδειγμα, τηρώντας με τάξη και πληρότητα το σύνολο των λαμβανόμενων και εκδιδόμενων παραστατικών διακίνησης ή ενημερώνοντας επιπρόσθετα άλλα αρχεία).

Στο σημείο αυτό , θα θέλαμε να θέσουμε υπόψιν σας το συνημμένο έγγραφο της εταιρίας μας αναφορικά με την διαδικασία της φυσικής απογραφής που έχει κοινοποιηθεί σε παλαιότερες ενημερώσεις μας , και θέτει με απλά , όμως θεμελιακά βήματα , την διαδικασία διενέργειας της φυσικής απογραφής , την σημαντικότητα της για κάθε επιχείρηση και την προστιθέμενη αξία που προσθέτει η ορθότητά της.

ΕΤΗΣΙΑ ΦΥΣΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΜΕ ΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΤΗΣ

ΑΠΟΘΗΚΗΣ

Με δεδομένη τη σπουδαιότητα και τη σημασία του έργου αυτού, προκύπτει σαφώς ότι ο τρόπος οργάνωσης της Απογραφής βρίσκεται σε άμεση συνάρτηση, τόσο με το μέγεθος, όσο και με το επίπεδο οργάνωσης της κάθε εταιρείας.

  • Πριν την έναρξη της Απογραφής  είναι βασικό να οριστούν:
  1. Ο υπεύθυνος ή οι υπεύθυνοι της  Απογραφής
  2. Οι χώροι Απογραφής και ο υπεύθυνος κάθε χώρου
  3. Ο χρόνος έναρξης και λήξης της Απογραφής
  4. Τα μέλη των απογραφικών συνεργείων και το αντικείμενο που θα απογράψει το κάθε ένα συνεργείο

Θα πρέπει να προηγηθεί σχετική συνοπτική έκθεση και καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης σχετικά με τους υπάρχοντες χώρους που θα πρέπει να απογραφούν, τον όγκο των προς Απογραφή στοιχείων, το διαθέσιμο προσωπικό, το διαθέσιμο χρόνο.

  1. Πριν από την έναρξη της Απογραφής θα πρέπει να επιθεωρήσουν το χώρο της απογραφής και να εντοπίσουν όλα τα άχρηστα και ακατάλληλα υλικά, τα οποία και θα πρέπει να απομακρύνουν με την νόμιμη διαδικασία (πρωτόκολλα καταστροφής κλπ) ή να διαχωρίσουν από τα υπόλοιπα με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εύκολη η διάκρισή τους.  
  2. Καθαριότητα από άδειες κούτες ή άλλα αντικείμενα που είναι άσχετα στο ράφι, εντοπισμός πεσμένων κωδικών
  3. Ενδείκνυται να έχει γίνει τακτοποίηση των κωδικών στα επίπεδα των ραφιών ανά είδος με εμφάνιση του barcode προς τα έξω για διευκόλυνση της απογραφής.
  • Θα πρέπει να οριστεί ο Χρόνος απογραφής

Η απογραφή συνήθως πραγματοποιείται τις δυο-τρεις ήμερες στο τέλος του έτους ή στις πρώτες ήμερες του νέου έτους, και σε χρόνο που ο χώρος που διενεργείται η Απογραφή είναι κλειστός και δεν λειτουργεί.

Σε περίπτωση που λειτουργεί θα πρέπει να γίνει με προσοχή και να είναι ξεκάθαρη η ποσότητα που προστέθηκε ή αφαιρέθηκε αντίστοιχα.

  • Θα πρέπει να οριστεί ο τρόπος τις απογραφής

1. Χρήση τερματικών ή λίστα απογραφής.
2. Στην απόκλιση θα εμφανιστούν όλες οι διαφορές μεταξύ πραγματικής και συστημικής και οι ξεχασμένοι κωδικοί.

  • Θα πρέπει να οριστεί ο τρόπος εισαγωγής των στοιχείων στο Μηχανογραφικό πρόγραμμα
  1. Ο τρόπος ποικίλει ανάλογα με το εκάστοτε μηχανογραφικό σύστημα που τηρεί η κάθε εταιρεία.
  2. Με τις διορθώσεις απογραφής και τα πραγματικά πλέον υπόλοιπα θα πρέπει να ενημερωθεί το βιβλίο αποθήκης τα οποία μεταφέρονται ως υπόλοιπα αρχής της νέας χρήσης.
  3. Οι προκύπτουσες διαφορές μεταξύ λογιστικών υπολοίπων και φυσικής απογραφής (ελλείμματα- πλεονάσματα) που προκύπτουν από το πρακτικό απογραφής που συντάσσει η επιτροπή απογραφής, θα πρέπει να ελεγχθούν από τη διοίκηση για επιπρόσθετο έλεγχο σε περίπτωση αξιόλογου ελλείμματος μη δυναμένου να αιτιολογηθεί επαρκώς.

Συνοψίζοντας, η διαδικασία της απογραφής δεν είναι δύσκολη εργασία αρκεί να την μελετήσουμε και να την οργανώσουμε ανάλογα με τα μέτρα μας.

Alfred - 360°