Και το ERP έχει τον κύκλο ζωής του!

Δευτέρα 21 Οκτωβρίου 2019

Έρχεται λοιπόν η ώρα που θα πρέπει να προχωρήσετε στην αναβάθμιση ή ακόμη και την απόκτηση ενός νέου συστήματος. Στη συνέχεια, εμβαθύνουμε στο θέμα του κύκλου ζωής του ERP από την υλοποίηση και τη συντήρηση, έως τη σταδιακή φθορά και ανανέωση.

Υλοποίηση και παραμετροποίηση

Πρόκειται για απαραίτητα στάδια κατά τα οποία χρειάζεται προσοχή, καθώς αυτά θα καθορίσουν εν πολλοίς την επιτυχία του εγχειρήματος στο σύνολό του. Είναι πολύ πιθανό να προκύψουν ζητήματα κατανόησης και σύγχυσης μεταξύ των χρηστών του συστήματος, καθώς και σημαντικά ερωτήματα. Στη λογική αυτή, θα χρειαστεί να αλλάξουν τα τρέχοντα workflows, ώστε να ανταποκριθούν στο νέο σύστημα. Πρόκειται από τη μία για σημαντική ευκαιρία, αλλά από την άλλη δεν πρέπει να γίνει βιαστικά παρά σε συνεννόηση με τον πάροχό σας, ώστε να αποφευχθούν απρόκλητα disruptions.

Εφόσον απαιτηθεί, θα γίνουν οι κατάλληλες διορθώσεις και δοκιμές και τελικά το σύστημα θα προσαρμοστεί σε συγκεκριμένες ανάγκες των χρηστών. Με την αρωγή του παρόχου σας, η υλοποίηση θα ολοκληρωθεί απρόσκοπτα, χωρίς απώλειες στην παραγωγικότητα. Σε αυτό θα συνεισφέρει σημαντικά και το training, το οποίο δεν θα πρέπει να αγνοήσετε ή να παρακάμψετε.

Συντήρηση

Η συνεχής διαδικασία συντήρησης είναι απολύτως απαραίτητη και ζωτικής σημασίας για την επιχείρησή σας. Αφότου το προσωπικό πάρει στην κατοχή του το σύστημα ERP, θα προκύψουν διάφορα ζητήματα που απαιτούν βελτιστοποίηση και αλλαγές -από τα reports ως τα workflows κ.ο.κ. Σε αυτή την περίπτωση ίσως απαιτηθούν αλλαγές στο source code ή κάτι αντίστοιχο.

Το θετικό είναι πως η συντήρηση συχνά εμπεριέχεται στη συμφωνία που έχετε κάνει με τον πάροχό σας. Προφανώς, όσο πιο περίπλοκο το σύστημά σας τόσο περισσότερος χρόνος θα χρειαστεί για τη συντήρησή του. Μια ακόμα παράμετρος είναι η προσθήκη νέων modules, οπότε και πάλι θα απαιτηθεί η παρουσία του παρόχου για τις απαιτούμενες ρυθμίσεις.

Σταδιακή φθορά

Από ένα σημείο και μετά θα γίνει προφανές πως το απαιτούμενο κόστος και ο χρόνος για τη συντήρηση του συστήματος ERP είναι δυσανάλογος με τα οφέλη του. Γίνεται επομένως ξεκάθαρο πως το σύστημα δεν πληροί πλέον τις απαιτήσεις της επιχείρησης, ενώ οι επιπλοκές καθιστούν τη συντήρηση ασύμφορη. Σε πρακτικό επίπεδο, το προσωπικό της επιχείρησης θα αρχίσει να αναζητά εναλλακτικούς τρόπους για να παρακάμψει το πρόβλημα. Σε κάθε περίπτωση, γίνεται ξεκάθαρο πως θα απαιτηθούν ριζικές αλλαγές και τελικά αντικατάσταση.

Ανανέωση, αντικατάσταση του συστήματος

Το βασικό πλεονέκτημα στην περίπτωση αυτή είναι πως ήδη υπάρχει το προηγούμενο, οπότε η επιχείρηση έχει την εμπειρία να χειριστεί τα όποια ζητήματα εν τη γενέσει τους. Με την αρωγή πάντα του παρόχου, η μετάβαση μπορεί να γίνει απρόσκοπτα, και μάλιστα τη φορά αυτή θα δοθεί η απαραίτητη προσοχή σε όλα εκείνα τα σημεία που αμελήθηκαν την πρώτη φορά ή ακόμα εμφανίστηκαν στην πορεία της υλοποίησης. Το αποτέλεσμα θα είναι μία λύση ERP που θα ταιριάζει πλήρως στις ανάγκες σας.